Pengembangan Sistem

Pengembangan Sistem
Perlunya Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem lama perlu diperbaiki atau diganti karena beberapa hal :
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul dari sistem lama, misalnya:
• Ketidakberesan,ketidakberesan dalam sistem lama menyebabkan sistem lama tidak beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
• Pertumbuhan organisasi,diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
• Organisasi mulai merasakan kebutuhan sistem informasi sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi
• Penyusunan sistem baru karena adanya instrusi-instruksi dari atasan atau luar organisasi misalnya aturan pemerintah. Dengan adanya pengembangan sistem dari yang lama ke baru diharapkan terjadi peningkatan-peningkatan sistem yang baru antara lain :
 Performance (kinerja), kinerja sistem beru lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Respon time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
 Information (informasi), peningkatan kualitas informasi yang disajikan.
 Economy (ekonomi), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungankeuntungan atau penurunan biaya yang terjadi.
 Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan yang akan terjadi.
 Efficiency, peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis, ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumberdaya tersebut digunakan dengan pemborosan yang minimum.
 Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Life Cycle)
Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai sistem itu diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama.
Siklus ini disebut siklus hidup pengembangan sistem yang digunakan untuk mengembangkan tahapan utama dab langkah-langkah dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Ide dari System Life Cycle adalah sederhana dan masuk akal.
Tahapan utama siklus hidup pengembangan system terdiri dari :
• Tahapan perencanaan (System Planning)
• Analisis Sistem (System Analysis)
• Desain Sistem (System Design)
• Seleksi System (System Selection)
• Implementasi System (System Implementation)
• Perawatan System (Maintenance System)


Prinsip Pengembangan Sistem
Sewaktu Anda melakukan proses pengembangan sistem, beberapa prinsip harus tidak boleh dilupakan. Prinsip-prinsip ini adalah sebagai berikut ini:
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.
Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:
a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
Bila alternatif yang ada diabaikan dan sudah terlanjur menanamkan dana ke suatu proyek investasi tertentu, maka investor akan kehilangan kesempatan untuk menanamkan dananya ke investasi yang lain. Ekonom menyebut hal ini dengan istilah biaya kesempatan (opportunity cost).
b. Investasi yang terbaik harus bernilai.
Belum tentu alternatip terbaik merupakan investasi yang menguntungkan. Investasi terbaik ini memang menguntungkan dibandingkan dengan alternatip yang lainnnya, tetapi untuk investasi terbaik ini sendiri harus juga diukur. Investasi ini baru dikatakan menguntungkan bila bernilai yang artinya manfaat (benefit) atau hasil baliknya lebih besar dari biaya untuk memperolehnya (cost). Cost-benefit analysis atau cost-effectiveness analysis dapat digunakan untuk menentukan apakah proyek investasi tersebut bernilai atau tidak.
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.
Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan.
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.
Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses pengadaan hardware.
6. Jangan takut membatalkan proyek.
Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas.
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.
Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja adalah salah satu hal yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analis sistem. Banyak analis sistem yang membicarakan pentingnya dokumentasi. Mereka membuat dokumentasi hasil dari analisis setelah mereka selesai mengembangkan sistemnya dan bahkan ada yang tidak membuat dokumentasi ini.
Dalam pengembangan sistem terdapat beberapa hal yang menjadi faktor utama diantaranya :
Perencanaan Sistem (System Planning)
Beberapa hal yang termasuk kedalam tahap perencanaan sistem diantaranya yang menyangkut kebutuhan-kebutuhan fisik yang digunakan untuk mendukung pengembangan sistem serta mendukung operasi setelah diterapkan. Adapun proses-proses yang dilakukan dalah tahapan perencanaan sistem, diantaranya :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem. Dengan tahapan-tahapan sebagai berikut :
o mengkaji tujuan dan perencanaan strategi
o mengidentifikasikan proyek-proyek sistem
o menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
o menetapkan kendala proyek-proyek sistem
o menentukan proyek-proyek sistem prioritas
o membuat laporan perencanaan sistem
o meminta persetujuan manajemen
2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan. Tahapan yang dilakukan diantaranya :
o menunjukan team analis
o mengumumkan proyek pengembangan sistem
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan dan dilakukan oleh analis sistem. Tahapannya sebagai berikut:
o melakukan study kelayakan
o menilai kelayakan proyek sistem
o membuat usulan proyek sistem
o meminta persetujuan manajemen