KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

I. Definisi Kebijakan dan Perencanaan Sistem
A. Definisi Kebijakan Sistem
Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Kebijakan sistem itu sendiri antara lain dilakukan oleh management puncak, mengembangkan suatu sistem informasi, menyediakan manajemen dengan informasi yang cukup, meningkatkan produktifitas karyawan.
Faktor
1. Waktu
2. Sumber Daya Manusia
• Pelatihan meliputi Education dan Training
• Pemilihan meliputi Internal dan ekstern
B. Definisi Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem. Hal – hal dalam perencanaan sistem antara lain perencanaan sistem yang terdiri dari short range dan long range, mengestimasi kebutuhan fisik, ditangani oleh planning staff, sebagai pengembangan sistem, dikepalai oleh System Development Manager, departemen pengolahan data dikepalai oleh manager pengolahan data.
Perencanaan Sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.

II. Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu:
1. Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi:
a. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
b. Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
c. Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
d. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem
e. Menentukan prioritas proyek-proyek sistem
f. Membuat laporan perencanaan sistem

2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan, meliputi:
a. Menunjuk team analis
b. Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3. Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi:
a. Melakukan studi kelayakan
b. Menilai kelayakan proyek sistem
c. Membuat usulan proyek sistem
d. Meminta persetujuan manajemen

III. Studi Kelayakan
1. Definisi Studi Kelayakan
Studi Kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.
2. Faktor-faktor yang perlu dinilai dalam studi kelayakan
a. Ekonomi Kelayakan
Ekonomi adalah metode yang paling sering digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem baru. Lebih dikenal sebagai biaya / manfaat analisis, prosedur ini adalah untuk menentukan manfaat dan penghematan yang diharapkan dari sistem kandidat dan membandingkan mereka dengan biaya. Jika manfaatnya lebih besar daripada biaya, maka keputusan dibuat untuk merancang dan mengimplementasikan sistem. Seorang pengusaha yang akurat harus mempertimbangkan biaya versus manfaat sebelum mengambil tindakan.
Biaya studi berbasis: Sangat penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor biaya dan manfaat, yang dapat dikategorikan sebagai berikut: Biaya pengembangan dan Biaya operasi. Ini adalah analisis biaya yang akan dikeluarkan dalam sistem dan manfaat diturunkan keluar dari sistem.
Waktu studi berbasis: Ini adalah analisis dari waktu yang dibutuhkan untuk mencapai pengembalian investasi. Nilai masa depan dari proyek adalah juga merupakan faktor.

b. Hukum Kelayakan
Menentukan apakah sistem yang diusulkan konflik dengan persyaratan hukum, misalnya sistem pengolahan data harus sesuai dengan Kis Perlindungan Data setempat.

c. Operasional Kelayakan
Kelayakan operasional adalah ukuran dari seberapa baik sistem yang diusulkan memecahkan masalah, dan mengambil keuntungan dari kesempatan yang diidentifikasi selama definisi lingkup dan bagaimana memenuhi persyaratan diidentifikasi dalam tahap analisis persyaratan pengembangan sistem.

d. Jadwal Kelayakan
Sebuah proyek akan gagal jika waktu terlalu lama untuk diselesaikan sebelum berguna. Biasanya ini berarti memperkirakan berapa lama sistem akan mengambil untuk mengembangkan, dan jika dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu menggunakan beberapa metode seperti payback period. Jadwal kelayakan adalah ukuran seberapa wajar jadwal proyek. Mengingat keahlian teknis kami, adalah tenggat waktu proyek yang wajar? Beberapa proyek yang dimulai dengan tenggat waktu tertentu. Anda perlu menentukan apakah tenggat waktu adalah wajib atau diinginkan.

e. Pasar dan Kelayakan Real Estate
Studi Kelayakan Pasar biasanya melibatkan pengujian lokasi geografis untuk proyek pengembangan real estat, dan biasanya melibatkan bidang tanah real estate. Pengembang sering melakukan studi pasar untuk menentukan lokasi terbaik dalam yurisdiksi, dan untuk menguji lahan alternatif untuk paket yang diberikan. Yurisdiksi sering membutuhkan pengembang untuk menyelesaikan studi kelayakan sebelum mereka akan menyetujui permohonan izin untuk ritel, komersial, industri, manufaktur, kantor perumahan, atau dicampur-menggunakan proyek. Kelayakan Pasar memperhitungkan pentingnya bisnis di area yang dipilih.

f. Sumber Daya Kelayakan
Hal ini melibatkan pertanyaan seperti bagaimana banyak waktu yang tersedia untuk membangun sistem baru, ketika itu dapat dibangun, apakah itu mengganggu operasi bisnis normal, jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan, dependensi.

g. Budaya Kelayakan
Pada tahap ini, alternatif proyek yang dievaluasi dampaknya di tingkat lokal dan umum budaya. Sebagai contoh, faktor lingkungan perlu dipertimbangkan dan faktor-faktor ini menjadi terkenal. Selanjutnya budaya perusahaan bisa berbenturan dengan hasil proyek.

h. Kelayakan Keuangan
Dalam kasus proyek baru, viabilitas keuangan dapat dinilai berdasarkan parameter berikut:
• Perkiraan total biaya proyek
Pembiayaan proyek dalam hal struktur modal, rasio utang ekuitas dan berbagi promotor dari total biaya
• Ada investasi oleh promotor di bisnis lain
• Proyeksi arus kas dan profitabilitas

i. Produksi
Studi kelayakan output laporan studi kelayakan, laporan yang merinci kriteria evaluasi, temuan penelitian, dan rekomendasi.

3. Proyek sistem
Proyek sistem adalah pengembangan sebuah sistem informasi dalam suatu organisasi. Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :
1. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai
a. Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
Menentukanproyek-proyek sistem nformasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.
Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :
a) Pengendalian penjualan dan pemasaran
b) Pengendalian distribusi
c) Pengendalian produksi
d) Pengendalian keuangan
e) Pengendalian persediaan
b. Menetapkan sarana proyek-proyek sistem
Sarana ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem.
Contoh : Sistem informasi penjualan : memiliki sasaran :
a) Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik
b) Meningkatkan volume penjualan
c) Menediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajern marketing
c. Menetapkan Kendala proyek-proyek sistem
Ada 3 faktor kendala :
a) Masalah dana
b) Masalah Waktu
c) Mengenai batasan peraturan yang berlakupada perusahaan tersebut.
d. Menentukan Priyoritas proyek-proyek sistem
Yaitu menentukan proyek-proyek mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan.
e. Membuat Laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :
a) Latar belakang Organisasi
b) Proyek sistem informasi yang direncanakan
c) Sasaran pengembangan sistem aianformasi
d) Kendala didalam pengembangan sistem Informasi
e) Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi
f) Meminta Persetujuan Manajemen
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi :
Menunjuk team analis
Mengumumkan proyek pengembangan sistem
3. Mendefinisikan proyek-proyek yang akan dikembangkan, meliputi :
a. Melakukan Studi Kelayakan
Studi kelayakan adalah suatustudi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atautidak.
b. Nilai kelayakan proyek sistem :
a) Kelayakan Teknik
Ketersediaan teknologi yang digunakan
Ketersediaan staf ahli didalam mengoperasikan teknologi yang digunakan
b) Kelayakan Operasi
Kemampuan personil dalam engoperasikan sistem informasi yang di buat.
Kemampuan dari sistem informasi yang menghasilkan informasi
c) Kelayakan Jadwal
Apakah sisteminformsi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
d) Kelayakan Ekonomi
Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem.
Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya.
e) Kelayakan Hukum
Apakah sistem yang dikembangkan tidak menyimpang dari hukumyang berlaku.